Вам нужно создать автобусную книгу для вашей работы

Я получил работу после колледжа в качестве директора по связям с общественностью в местной церкви. Одной из первых вещей, которые мой босс заставил меня сделать в моей новой роли, было создание автобусной книги.

Что, черт возьми, за автобусная книга, я слышал, вы спрашиваете?
Идея «Автобусной книги» исходит из одного вопроса: что произойдет с вашей работой, если однажды вас внезапно собьет автобус?
По сути, это инструкция для вашей должности, подробное руководство для вашей роли в вашей организации. Это карта того, как делать то, что вы делаете. Вы можете назвать это по-другому, но термин Bus Book прижился у меня.

У каждой работы в каждой компании должен быть автобусный журнал. Конечно, все они будут разной длины и разной формы. Но все они служат одинаково полезными ролями для всех, от стажера до генерального директора. Мой первый опыт разработки автобусной книги был настолько полезным, что я делал то же самое на каждой последующей работе, которую когда-либо выполнял.

Почему каждой компании нужна Bus Book
Скажу честно — составление автобусной книги требует времени, особенно если вы так же внимательны к деталям, как и я. Это постоянный проект, который необходимо постоянно пересматривать и пересматривать. Но это сэкономит вам время и сэкономит путаницу в долгосрочной перспективе.

Итак, каковы преимущества автобусной книги и почему вы должны сделать ее для себя?
Процесс создания помогает вам продумать и улучшить каждый аспект вашей работы.
Он служит ориентиром, когда вы забываете что-то о своей работе.

Он отвечает на вопросы ваших коллег, когда вы в отпуске.
Он действует как учебное пособие для человека, который в конечном итоге заменит вас.
Если вы заботитесь о своей работе, своей компании и собственном здравомыслии, вы обязаны начать процесс создания автобусной книги.

Как написать свою автобусную книгу
Создание инструкции по эксплуатации для вашей работы кажется непосильной задачей — так что начните с малого. Выберите одну вещь. Выберите рутинную задачу, которую вы выполняете чаще всего. Или самый важный аспект вашей работы — то, что нельзя не сделать. Или ответственность, которую вы потенциально могли бы делегировать кому-то другому.

Выполните эту единственную задачу — и, когда вы это сделаете, запишите, что вы делаете. Будьте предельно ясны и конкретны. Запишите это так, как будто это будет читать другой человек, который не знает, о чем вы говорите, потому что в этом весь смысл. Обычно помогает написание шагов маркерами или цифрами. Например:
Перейти на этот сайт (вставить ссылку)
Войдите в систему, используя эти учетные данные (укажите свой пароль)
Нажмите на кнопку с надписью «Что-то».
Введите информацию, которую вы получаете от определенного сотрудника
Не забудьте проверить эту важную вещь
Выполнив различные шаги для этой задачи, дайте этому разделу заголовок. Опять же, сделайте очевидным, какую именно задачу вы имеете в виду.

Теперь повторите тот же процесс для всего, что вы делаете на работе. Делайте это медленно, чтобы ничего не пропустить. Когда вы это сделаете, вы получите уникальный взгляд на свою работу. Вы можете найти некоторую неэффективность в определенных местах. Или вы можете понять, насколько сложна ваша работа.

Каждая работа уникальна. Соответственно, каждый Bus Book будет уникальным. Но есть еще несколько элементов, которые, наверное, стоит включить в каждый. Вот несколько советов, которые помогут вам начать.